Wir bei Cubicl bieten unsere Dienstleistungen in vielen unterschiedlichen Bereichen an. Die Projekte, die wir übernehmen, fallen dementsprechend sehr vielseitig aus. Bei projektbasierter Arbeit ist es durch die abwechslungsreichen Anforderungen und Arten der Projekte enorm wichtig, sich gut auf ein neues Projekt vorzubereiten. Doch wie gelingt eine solche Vorbereitung wirklich?

Projektvorbereitung ganz einfach? Oder doch nicht?

Wer sich in die Recherche begibt, wie die ideale Vorbereitung auf ein neues Projekt auszusehen hat, stellt schnell fest, dass die Schritte in den meisten Quellen sehr ähnlich sind. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie auch wirklich gut sind. Denn bei genauerer Betrachtung sind die üblichen Handlungsempfehlungen für eine Projektvorbereitung sehr oberflächlich.

Der Plan sieht dann häufig folgendermaßen aus:

1. Ziele definieren

2. Roadmap erstellen

3. Zeitplan erstellen

4. Verantwortlichkeiten klären

5. Kickoff Meeting abhalten

Und dann kann’s losgehen? In der Praxis ist das häufig leider nicht so simpel. Eine Projektvorbereitung muss deutlich gründlicher erfolgen, um wirklich erfolgreich zu sein.

So bereiten wir uns auf ein neues Projekt vor.

In unseren agilen Teams gibt es für die Projekte, die wir übernehmen, eine klare Rollenverteilung. Wir sind geübt darin, uns in neue Organisationen einzuarbeiten und effizient den richtigen Fokus zu setzen.

Haben wir einen neuen Auftrag erhalten, wird nach Unterzeichnung des Vertrags in der Regel das Projekt von der Bereichsleitung an den oder die Product Owner:in übergeben. Bei der Übergabe werden dann alle Rahmenbedingungen zum Projekt geklärt.

Unsere Product Ownerin Lena Müller hat uns einen Einblick in ihre Arbeit gegeben. Die beginnt nämlich effektiv, nachdem ihr das Projekt übergeben wurde. Auch sie arbeitet nach einem Aktionsplan, jedoch ist dieser deutlich detaillierter als die oberflächlichen Pläne, die man in der Internetrecherche findet.

So geht Lena vor:

1. Ich beschaffe mir die Zugangsdaten zum System unseres Auftraggebenden und teste es auf Herz und Nieren. Dabei ist es wichtig, alles Wichtige in Notizen zu dokumentieren. Das könnte sein: 

• Eine Übersicht der Funktionen

• Mögliche Bugs

• Für Dokumentationszwecke: Ein Handbuch zur Software

2. Danach bespreche ich mich mit dem Kunden oder der Kundin über seine oder ihre Anforderungen, die Ziele und den Umfang des Projekts. All das bildet die Grundlage für die ersten Tickets, die ich für das Projekt schreibe.

Damit sind allerdings nicht die grundsätzlichen Themen und Anforderungen gemeint, sondern es geht bereits jetzt in die Tiefe, damit wir ganz genau wissen, was unsere Zuständigkeiten in dem Projekt sind. Die Basics werden bereits vor Vertragsabschluss mit unserem Sales-Team geklärt und nach Unterzeichnung an das Team übermittelt.

3. Anschließend arbeite ich an Markt- und Wettbewerbsanalysen. Anhand dieser Analysen und den Anforderungen des oder der Auftraggeber:in lege ich für mich Ziele und eine Vision fest, die ich in dem Projekt erreichen möchte.

4. Die erarbeiteten Analysen, meine Vision und Roadmap kommuniziere ich mit dem Auftraggebenden, um zu schauen, ob alles nach dessen individuellen Vorstellungen läuft.

5. Währenddessen definiere ich ein Framework und die Verantwortlichkeiten in unserem Team. Diese bespreche ich dann mit dem Team, damit die Zuständigkeiten für alle geklärt sind. Anschließend hole ich wieder den oder die Kund:in dazu ab, um sicherzugehen, dass alles seine Richtigkeit hat und noch eventuelle Änderungen umzusetzen.

6. Zum Abschluss der Vorbereitung bereite ich schon die ersten Tickets für das Projekt vor und involviere das Team mit Zugang zum Code, Architekturskizzen und einem Kickoff-Meeting zum Projekt. Im Meeting stelle ich dann auch für alle noch einmal die Vision inklusive der Roadmap vor.

Sind alle Schritte abgeschlossen, sind alle am Projekt Beteiligten informiert. Jetzt beginnt die Arbeit des gesamten Teams.

Projektarbeit = Teamarbeit

Lenas Plan zur Vorbereitung eines neuen Projekts verdeutlicht, wie wir bei Cubicl alle, die am Projekt mitarbeiten, eng in den gesamten Prozess mit einbeziehen. Das sind für uns nicht nur unsere Mitarbeitenden, die das Projekt umsetzen, sondern auch unsere Auftraggeber:innen. Denn nur so können wir ein wirklich optimales und zufriedenstellendes Ergebnis erzielen.